我和我的搭档经营了一家设计和开发会议公司八年。 在那段时间里，我们制作了数百小时的会议，包括现场会议和在线会议。 当我们决定结束自己的业务时，多元化奖学金才逐渐成为典型会议提供的服务。 因此，当我们决定合作更新的 ARTIFACT 会议 时，我立即知道我想提供 多元化奖学金。
我们一直在努力使我们的活动更具包容性，因此添加一个可以进一步增强包容性的计划似乎是理所当然的。 然而，当我开始研究如何创建多元化奖学金计划时，我发现的唯一例子都是已经完成的计划，而不是关于创建它们的思考或计划的太多文档。 对问题进行即兴解决并在运行中进行更改并不少见，事实上，当您经营一家小企业时，这很平常。 然而，多元化奖学金计划是我想做好的事情——或者至少尽可能地“做好”——第一次。 我决定比网上提供的资源更深入地研究一下。
科技会议组织者：您是否为您的活动提供过多元化奖学金？ 您是否愿意回答一些相关问题？ 如果有兴趣，请私信或 @ 我。 谢谢！
其他有感知力的生物阅读此文：我能转发一下，以便让尽可能多的组织者看到吗？ 谢谢！
— Ari Stiles (@ari4nne) 2019 年 3 月 11 日
Twitter 帮助我找到了创建和运行多元化奖学金计划的会议组织者。 除比较几十个在线计划和申请外，我还与几位组织者讨论了他们的经验。
在我们深入探讨之前
我想与两种类型的读者进行交流
- 如果您不认为科技领域缺乏多样性是一个问题，或者不明白为什么需要奖学金计划，那么本文不适合您。 本文是基于假设读者已经相信多样性的价值，并正在寻找方法来在他们举办的会议或科技活动中建立更具多样性的受众群体；或者
- 如果您对科技领域缺乏多样性问题感到不知所措，以至于您甚至不愿提及它，那么您并不孤单。 这个问题是系统性的，有着深厚的历史根源。 重要的是要记住，您一个人无法用一个计划或一个活动来解决整个行业的难题。 相反，专注于您可以创造什么，即使资源有限。 当您需要帮助时，请寻求帮助——我遇到的大多数会议组织者都很乐意提供帮助。
从一开始
举办包容性会议的很多计划是在您开始谈论多元化奖学金等事项之前进行的。 如果您的目的地城市相对便宜且容易到达；如果您的场馆无障碍，并且您已制定了现场字幕等住宿计划；如果您的门票价格合理；以及如果您的演讲者阵容真正多元化，那么您将拥有坚实的基础来继续建设。
其中大部分可以通过研究来完成。 受游客欢迎的城市往往有合理的价格的交通和住宿。 拥有大型科技中心城市的城市通常有大型，有时是尖端的会议空间可以举办会议。 找到同时具备这两者的城市可能是一个挑战，但这种组合最终会使您的会议更容易被不同类型的与会者接受。
您可能需要为您的演讲者阵容做更多工作。 尽管在这个问题上取得了一些进展，但大多数科技会议仍然主要以白人男性为主。 有 大量文章发表 关于 如何创建多元化的演讲者阵容，但我最喜欢的一个技巧是首先关注您的会议内容。 从内容的角度思考，更容易忽略潜在演讲者的知名度。 它也有利于对抗您对选择“朋友”或之前合作过的人的自然偏见。 通过将重点放在演讲者提供的内容上，您可以评估该内容如何为您的整体主题增光，以及它可能如何影响您的受众。 策划内容比仅仅安排一群知名演讲者要费力得多，但它带来的回报是更有针对性的会议，以及——通常——更具多样性的阵容。
您还需要鼓励您的联合组织者就多样性问题进行公开讨论。 我在会议策划方面的第一份工作是为 西南偏南互动 (SXSWi) 工作，我很幸运能够在一个定期、公开且“流程的一部分”进行这些讨论的环境中开始我的职业生涯。 与任何技能一样，您越练习谈论多样性，就越容易。
Craft Conference 制作了一个关于他们的多元化计划的视频。 这些证明可以帮助您与同事进一步讨论。
问问自己为什么
多元化和公平奖学金计划在科技会议中变得流行的原因有很多。 我们需要在该行业中拥有更多元化，目前的想法是，更多元化的会议可以为代表性不足的人群创造更多领导力和展示机会。 多样性也可以带来更强烈的讨论。 #Perfmatters 的网站上明确说明了这一目标，由 Estelle Weyl 运营
“我们希望确保讨论具有刺激性，并帮助每个人从新的和不同的角度看待自己的 Web 应用程序问题。 为此，我们需要来自不同观点的与会者。 虽然我们喜欢所有人，但所有与会者都来自拥有慷慨的继续教育预算的大公司的会议，对于参与者来说，并不像与会者来自不同的工作和生活经历那样有趣。”
进行一些自我反省，思考您和您的联合组织者想要这样做的原因可能会有所帮助。 Tenessa Gemelke 说道，“最重要的是，我们想消除障碍，而不仅仅是打勾”。 我们很容易告诉自己，因为我们招募了一些女性或有色人种，我们就“解决了”会议的多样性问题，我们可以继续进行下一个任务。 您多元化奖学金获得者的需求不是清单上的项目——它们是建立更具包容性的社区的基石。
对建立多元化奖学金计划的原因进行头脑风暴，可以帮助您设定目标，识别针对目标受众的具体问题，并定义限制。 您甚至可能会发现您有次要目标，这并不罕见。
Justin Reese 是 Code & Supply 的创始人，也是位于宾夕法尼亚州匹兹堡的 几个会议 的联合创始人。 除了多元化奖学金的传统用途之外，他和他的员工偶尔会使用奖学金资金将有前途的家乡演讲者送到其他城市。 “我们希望人们看到我们这里在匹兹堡拥有的才华和资源，”Reese 说。 他和他的团队认为 Code & Supply 奖学金是展示当地人才并在家乡建立强大的、多元化的科技社区的一种方式。
在 ARTIFACT，我们认为多样性和包容性是科技的未来。 因此，除了建立一个强大的、包容性的社区之外，我们还将我们的多元化奖学金计划视为一个具有前瞻性的会议的重要组成部分。 技术和工作流程的变化不仅是由于新的工具和平台，还由于新的受众和不同类型的团队。
盘点
确定好您的“为什么”后，最好确定您的“什么”——即，您能提供什么。 您是否拥有任何无需任何赞助商帮助即可提供的资源或津贴？ 例如，一些会议的场地比他们需要的要多。 您能否免费赠送一些门票，或者以折扣价赠送？ 或者，如果您的空间有限，您可以通过提高其他门票的价格来提供一些免费或折扣门票吗？ 列出您可以免费提供或通过对会议计划进行简单更改即可提供的服务。
您可能考虑通过您的多元化奖学金计划提供的其他服务
- 协助旅行
- 协助住宿
- 膳食津贴
- 现场儿童保育
- 现场护理/喂食空间
一些组织者甚至为他们的多元化奖学金获得者预订旅行和酒店。 这是有道理的——大多数会议已经为他们的演讲者安排了这些事项，因此很容易为更多人安排。 如果额外的旅行或预订的房间可以享受批量折扣，这项服务也有助于奖学金资金得到更好的利用。
如果你想提供比基础服务更多的内容，你可能需要与赞助商合作。好消息是，赞助商通常乐于投资多元化计划。不过，在接触潜在赞助商之前，最好先明确你打算如何使用这笔资金。可以考虑创建一个单页文件，说明你的目标、你试图招募的弱势群体以及赞助商参与可以获得的权益。这样，你就可以给那些想仔细考虑或需要在获得批准之前向其他人介绍这个想法的赞助商留下一些东西。请务必包含你的联系方式。
设定目标
在理想情况下，思考一下你希望提供多少多元化奖学金是有帮助的。实际上，由于预算或空间不足，这个理想数字可能会下降，但有一个远大的目标可能会鼓励你更加努力。
在我与之交谈的会议组织者中，多元化奖学金获得者人数占总票务销售额的2%到15%。那些人数较多的人一开始就设定了更高的目标。
实现它
弄清楚多元化奖学金计划的物流可能是整个过程中最复杂的部分。试图弄清楚如何处理所有相关任务是我最初进行所有这些研究的原因！
实施将包括以下步骤的某种组合，不一定按此顺序
指定负责人
你的整个团队可能都参与了处理多元化奖学金，但最好有一人负责监督整个项目，以确保连续性。这个过程中涉及大量的沟通，因此选择一位组织和沟通能力强的人担任联络人会有所帮助。不过，最重要的资格是真正热衷于创造一个多元化的会议社区。
制定合理的时间表
在团队的意见下，设定申请截止日期、审核截止日期和奖学金发放截止日期。我与之交谈过的每位组织者都建议在流程初期设定这些截止日期并坚持执行。
你需要足够的时间来审查申请并尽早提供奖学金，以便给你的参会者留下规划时间。请记住，他们可能需要申请休假，安排家庭照护，以及处理其他义务。外地参会者至少需要两个月的通知，而国际参会者可能需要三个月或更长时间。早点设定截止日期对每个人都有好处。你的组织中没有人希望在最后时刻审查申请，因为会议筹备工作在活动前的几周内会变得更加紧张。
任何未被领取的奖学金资源都可以在你活动前的几周内被符合条件的当地参会者使用。由于他们不需要考虑交通或住宿，当地参会者更容易在最后时刻做出安排。
让你的奖学金项目更容易找到
在你的网站上为你的多元化奖学金项目专门设立一个页面，然后尽可能经常地链接到该页面。如果你的主菜单中不能列出它，除了定期在社交媒体上发布相关信息外，还可以考虑从网站页脚和票务销售页面链接到它。
明确说明谁有资格获得援助
根据你的典型受众群体，这个列表可能会略有不同，但我们选择了以下标准
- 有色人种
- 土著人民
- 残疾人
- 认定为LGBTQIA+的人
- 女性
- 退伍军人和刚刚开始科技生涯的新毕业生
- 全日制学生
- 在资金有限的非营利/教育/政府机构工作的个人
- 年龄在55岁或以上的人
- 目前失业/就业不足的人
- 经历暂时经济困难的人
务必列出可获得的援助类型（在你之前“评估库存”时确定）。另外，最好让你的申请人知道，并非每个申请都能得到满足，所有申请都将被验证。
收集所需信息
大多数会议使用某种在线申请表格来收集和整理数据。如果你无法自己编写一个，Google 表格 或 Wufoo 使得构建表格变得非常容易。尽可能简化申请——你需要
- 姓名,
- 联系方式,
- 他们有资格获得援助的原因（不要留空，可以考虑在表格中列出资格，作为再次强调你试图招募的参会者类型的另一种方式），
- 他们申请的援助类型（同样，列出可获得的援助类型将帮助申请者了解可能的方案），以及
- 可能是一份关于他们为什么想参加会议或为什么目前需要援助的陈述。
你希望表格能够以一种方便稍后排序的方式整理数据，比如电子表格。
保护申请人的匿名性
在一个更重视自力更生而非共同承担责任的社会中寻求帮助可能很困难。不要通过要求申请者透露过多个人信息、参与与委员会成员的公开面试或作为项目的一部分与赞助商会面来使之更加困难。如果委员会将审查申请，请考虑在审查之前匿名化这些条目。
验证申请
这应该是一个持续的过程，原因有几个。一些申请人有资格参加你的项目，但原因并不总是可以验证的，因此负责审查的人可能需要联系他们并澄清申请。
其他申请人可能误解或忽略了你的资格标准。许多申请者最常犯的错误是，认为他们有资格获得援助，仅仅是因为他们的雇主不会支付会议费用。这就是需要更多信息的地方：为什么不支付这笔费用？公司资金非常有限，还是他们的差旅预算已经用完？申请人是否在其他方面符合多元化奖学金的资格？申请人应该在流程初期就知道他们的申请是否被拒绝，或者是否需要更多信息。
评估申请
一旦申请截止日期到来，评估就开始。如果你的申请已经过妥善的审查，那么最困难的工作已经完成。如果委员会正在评估申请，那么不仅要弄清楚匿名化申请的方法，还要简化评估流程。也许可以给每个委员会成员两个或三个问题，让他们为每个申请者进行评分。可能的评估问题
- 援助需求是否阐述得清楚？
- 需要多少援助？
- 这位参会者会对会议产生多大影响？
- 会议会对这位参会者产生多大影响？
这些可以根据评分标准进行评估，例如从一到十，十分最高。这样方便计算分数。您可能想要考虑的其他数据包括：申请何时收到？您是否想优先考虑本地申请者而非外地申请者？
提供奖学金并处理接受和拒绝
评估已经完成，所以您可能只剩下了一些您想提供奖学金的申请者，一些您还不确定的申请者，以及一些您计划拒绝的申请者。首先，向那些您想帮助他们参加会议的申请者提供奖学金。明确说明您提供的帮助金额以及接受或拒绝提供的截止日期。
如果您正在处理一个特别长的候补名单，或者流程进展缓慢（从开始颁发奖学金起超过两周），礼貌地让大家知道他们是在候补名单上。
在 ARTIFACT，我们假设一些申请者可能会有计划变更，因此可能不得不拒绝奖学金。在这种情况下，我们会将他们的奖学金提供给候补名单上的下一位申请者。
一旦所有奖学金都已提供并被接受，就该给其他申请者发邮件了，感谢他们的参与，并告知他们没有获得奖学金。如果可以，可以为那些没有获得奖学金的申请者提供一些东西：比如如果他们仍然选择参加，可以提供折扣票，或者邀请他们参加任何有空余位置的晚间活动。
创建反馈机制
除了您一开始从同事那里获得的所有意见外，您还需要对该项目的各个方面进行反馈。通过在奖学金说明页面、申请表以及您网站上所有看起来合适的地方添加电子邮件地址或反馈表链接，使反馈变得容易。一旦您开始颁发奖学金，就要高度重视沟通。考虑创建一个方法来收集匿名反馈，包括来自奖学金获得者和赞助商的反馈——如果您的会议规模较大，这将更容易实现——以促进坦诚、不受抑制的评论。
拭目以待（并聆听）
现在您已经为您的多元化奖学金项目准备了所有必要的东西，是时候遵循您的计划并注意哪些有效，哪些无效了。保持灵活，因为您可能需要在执行中调整项目的部分内容。始终以公平公正的态度对待所有申请者，并公开沟通任何变更。申请者更有可能信任透明的流程。
多听少说。始终如此。
跟进
ARTIFACT 2019 结束后，我会将所有结果和反馈汇总在一个地方，并写一篇关于此篇文章的后续内容。在此之前，我要感谢所有抽出时间回答我有关多元化奖学金项目问题的会议组织者：Tenessa Gemelke、Estelle Weyl、Justin Reese、Val Head、Dave Poole、Jenn Strater、Ádám Boros 和 PJ Hagerty。
同时，以下是一些您可能觉得有用的其他资源。
- 在 Twitter 上关注 Ashe Dryden。她会做关于多元化和包容性的演讲，并且目前正在写两本关于这个主题的书。
- 看看AIGA 的多元化和包容性资源。
- Anita Singh 为 Code Like a Girl 撰写了一篇关于招聘中多元化和包容性的全面文章，其中很多内容也适用于会议多元化。